Chọn nhà máy là quyết định đầu tiên. Quyết định thứ hai là nắm rõ những gì diễn ra sau khi bạn xác nhận hợp tác: đơn hàng trải qua những bước nào, mỗi bước mất bao lâu, và bạn nên kiểm tra hàng ở thời điểm nào trước khi xuất xưởng. Bài viết này trình bày toàn bộ quy trình của một đơn hàng OEM LED đầu tiên — từ duyệt mẫu đến xếp container — dựa trên cách vận hành thực tế tại Yndlux Lighting Co., Ltd (YNDLUX), nhà sản xuất đèn track, downlight và đèn tuyến tính tại Trung Quốc. Nếu bạn vẫn đang đánh giá nhà cung cấp, hãy tham khảo trước hướng dẫn chọn nhà máy OEM/ODM tại Trung Quốc.
Tổng quan quy trình
| Giai đoạn | Thời gian thông thường | Điểm kiểm soát của bạn |
|---|---|---|
| 1. Yêu cầu báo giá và xác nhận thông số | Vài ngày | Bảng thông số được xác nhận bằng văn bản |
| 2. Mẫu thử | 7–14 ngày cho mẫu tùy chỉnh | Duyệt mẫu chuẩn (golden sample) |
| 3. Xác nhận đơn hàng | Vài ngày | Thông số cuối cùng, artwork và số lượng |
| 4. Sản xuất | 25–30 ngày | Cập nhật tiến độ và kiểm tra sản phẩm đầu chuyền |
| 5. Kiểm tra cuối cùng | Trước khi xếp hàng | Kết quả kiểm tra và hình ảnh |
| 6. Xếp container và chứng từ | Tại thời điểm giao hàng | Packing list và chứng nhận |
Giai đoạn 1: Chuyển yêu cầu thành bảng thông số bằng văn bản
Mọi vấn đề phát sinh sau này đều bắt nguồn từ thông số không rõ ràng. Trước khi làm mẫu, hãy thống nhất bằng văn bản các nội dung: model, công suất, quang thông, CCT và dung sai màu (SDCM), CRI và R9, góc chiếu, driver và kiểu dimming, màu vỏ đèn, logo và bao bì, thời hạn bảo hành, và số lượng mỗi model. MOQ tại YNDLUX là 50 units per model.
Giai đoạn 2: Mẫu thử và mẫu chuẩn (Golden Sample)
Mẫu tùy chỉnh thường hoàn thành trong 7–14 ngày. Hãy kiểm tra mẫu trong điều kiện gần giống thực tế nhất: bật đèn chiếu lên tường, so sánh màu ánh sáng với đèn hiện có, thử dimming với hệ thống điều khiển của bạn, và kiểm tra bề mặt hoàn thiện cùng bao bì. Mẫu được duyệt sẽ trở thành mẫu chuẩn (golden sample) — là chuẩn đối chiếu cho toàn bộ quá trình sản xuất và kiểm tra. Bạn giữ một bộ, và yêu cầu nhà máy giữ một bộ.
Giai đoạn 3: Xác nhận đơn hàng
Xác nhận bảng thông số cuối cùng, file artwork cho logo và bao bì, số lượng từng model, và thời hạn bảo hành. YNDLUX cung cấp các tùy chọn bảo hành 2, 3, 5 hoặc 7 năm. Mọi thay đổi sau thời điểm này cần được xác nhận bằng văn bản, vì có thể ảnh hưởng đến vật tư và tiến độ.
Giai đoạn 4: Sản xuất (25–30 ngày)
Thời gian sản xuất tại YNDLUX là 25–30 ngày. Trong giai đoạn này, nhà máy sẽ:
- Kiểm tra vật tư đầu vào gồm chip LED, driver, thấu kính và vỏ đèn
- Lắp ráp và chạy thử nghiệm lão hóa (aging test) cho bộ đèn
- Kiểm tra quang thông và màu sắc (CCT trong phạm vi ±100K so với giá trị danh định, SDCM ≤3, CRI theo từng lô)
- Sản xuất bao bì và tài liệu mang thương hiệu của bạn
Với đơn hàng đầu tiên, hãy yêu cầu kiểm tra sản phẩm đầu chuyền (first-article check): hình ảnh và kết quả đo của những sản phẩm hoàn thiện đầu tiên trên dây chuyền, đối chiếu với mẫu chuẩn, trước khi tiếp tục chạy toàn bộ lô hàng.
Giai đoạn 5: Kiểm tra cuối cùng trước khi xếp hàng
Trước khi hàng rời nhà máy, toàn bộ lô sẽ được kiểm tra về ngoại quan, chức năng, quang thông và bao bì. Hãy thông báo trước cho nhà máy những gì bạn muốn thấy trong báo cáo kiểm tra — hình ảnh, số liệu đo, ký hiệu trên thùng carton — để kết quả gửi về đúng định dạng bạn cần lưu trữ. Đối chiếu kết quả với mẫu chuẩn và bảng thông số.
Giai đoạn 6: Xếp container và chứng từ giao hàng
Tại thời điểm xếp hàng, hãy đảm bảo bạn nhận đầy đủ các chứng từ mà bộ phận hải quan và khách hàng của bạn cần: packing list, hóa đơn thương mại, và bản sao các chứng nhận liên quan. Sản phẩm YNDLUX đã được chứng nhận CE, TÜV, CB và RoHS, cùng ENEC, GS và SAA cho các dòng sản phẩm phù hợp. Đồng thời, hãy yêu cầu file quang trắc IES và LDT của tất cả các model để đội ngũ kinh doanh của bạn có sẵn dữ liệu.
Sau khi nhận hàng: Đơn hàng tái đặt
Đơn hàng đầu tiên thiết lập chuẩn chất lượng. Với mỗi đơn tái đặt, hãy tham chiếu lại cùng bảng thông số và mẫu chuẩn để đảm bảo mỗi lô mới đồng nhất với lô trước. Với thời gian sản xuất 25–30 ngày, bạn có thể lên kế hoạch tái đặt trước khoảng một tháng so với ngày cần hàng sẵn sàng giao. Nếu bạn cung cấp cho chuỗi cửa hàng, hãy tham khảo hướng dẫn xây dựng bảng thông số chiếu sáng chuẩn cho chuỗi bán lẻ.
Câu hỏi thường gặp
Đơn hàng OEM LED đầu tiên mất bao lâu?
Dự kiến 7–14 ngày cho mẫu tùy chỉnh và 25–30 ngày cho sản xuất, cộng thêm thời gian xác nhận thông số, duyệt đơn và vận chuyển.
Mẫu chuẩn (golden sample) là gì?
Là mẫu đã được duyệt, dùng làm chuẩn đối chiếu cho sản xuất và kiểm tra. Cả bên mua và nhà máy đều nên giữ một bộ.
MOQ cho đơn hàng OEM tại YNDLUX là bao nhiêu?
MOQ là 50 units per model.
Tôi cần nhận những chứng từ nào khi giao hàng?
Packing list, hóa đơn thương mại và bản sao các chứng nhận liên quan, cùng file quang trắc IES và LDT cho từng model.
Bắt đầu đơn hàng đầu tiên
Gửi cho chúng tôi bảng thông số hoặc danh sách sản phẩm bạn đang quan tâm, chúng tôi sẽ lên lịch trình chi tiết cho đơn hàng của bạn.
- Email: info@yndled.com
- Liên hệ: www.yndled.com/contact
